Guidare un’organizzazione di volontariato è un atto di grande responsabilità.
Spesso, però, si rischia di perdere la bussola e di dimenticare il vero motivo per cui ci si siede attorno a quel tavolo. C’è una verità fondamentale da cui dobbiamo partire: il Consiglio Direttivo è al servizio di un’organizzazione di volontariato e non il contrario.
I componenti di un Consiglio Direttivo si devono sempre ricordare di essere volontari e che sono uguali agli altri volontari, anche se sulle loro spalle gravano maggiori responsabilità.
Ma come si costruisce e si gestisce un Direttivo capace di fare davvero la differenza? Ecco una roadmap in pilastri fondamentali.
- I 7 compiti del Consiglio Direttivo
Un buon consiglio non deve disperdere le proprie energie, ma dovrebbe dedicarsi ad alcune cose in maniera particolare:
- Rispettare la mission: controllare costantemente che la mission dell’organizzazione sia rispettata
- Trasparenza con i donatori: controllare che i donatori siano informati dell’andamento delle attività associative
- Custodia della reputazione: essere i guardiani della reputazione associativa
- Pianificazione: preparare, insieme al management, e approvare il piano strategico annuale, oltre a preparare, insieme alla direzione, il piano strategico operativo
- Monitoraggio dello staff: monitorare il lavoro della direzione e dello staff (e nel caso provvedere ad intervenire in caso di problemi)
- Supporto operativo: supportare, se necessario, lo staff e la direzione nel lavoro
- Consapevolezza economica: conoscere a fondo la situazione finanziaria dell’associazione
Una regola d’oro sui ruoli: I consiglieri possono avere anche ruoli addizionali occupandosi di particolari mansioni operative, ma questo solo in mancanza o carenza di staff amministrativo. Bisogna sempre essere certi che tutti i componenti del direttivo comprendano quale sia il ruolo del Consiglio e quale sia il ruolo ed i compiti dello staff e dell’eventuale direttore.
- Come far funzionare le riunioni (senza impazzire)
Le riunioni non devono trasformarsi in un incubo burocratico. I consiglieri devono conoscere bene le attività dell’organizzazione e, soprattutto, devono conoscere i documenti da discutere con anticipo.
Per evitare di sommergerli di carte inutili, il segreto è preparare degli schemi sintetici che consentano di comprendere velocemente i problemi e pensare a possibili soluzioni da portare alla successiva seduta collegiale.
Inoltre, la gestione del tempo e delle relazioni richiede strategie precise:
- L’importanza dei ritiri associativi: una o due volte l’anno può essere utile organizzare degli incontri residenziali che consentano un’immersione totale nelle problematiche associative. Le riunioni o call mensili della durata di 1 o 2 ore sono spesso insufficienti per analizzare in maniera approfondita alcuni argomenti.
- Clima positivo: una seduta di Consiglio Direttivo non deve essere eccessivamente solenne ma piacevole. Il direttivo deve celebrare i successi e trovare occasioni per rafforzare lo spirito di gruppo.
- Gestione dei conflitti: un Consiglio deve avere una sua strategia chiara per affrontare il caso di consiglieri molesti o non in linea con la mission e le regole dell’associazione.
- Sottocommissioni regolamentate: se si decide di creare delle sottocommissioni tematiche, è bene che queste siano disciplinate da un apposito Regolamento.
- Coinvolgimento, Delega e Trasparenza
Il Direttivo non è un’isola felice e isolata. Coinvolge sempre lo staff e la direzione, anche quando – nel rispetto della segretezza di alcune discussioni – queste riguardano il personale e la direzione stessa. I consiglieri vanno costantemente informati e coinvolti nelle attività associative: in questo senso, la delega può essere un ottimo strumento operativo.
La parola d’ordine deve essere sempre “trasparenza”. Pubblicare i verbali (o parte di essi) consente a tutti i soci, volontari o donatori dell’associazione di essere informati sull’andamento delle attività. Naturalmente, alcuni passaggi possono dover essere secretati per ragioni di opportunità e privacy.
- Rinnovamento e Competenze: lo sguardo al futuro
Un Consiglio Direttivo bloccato nel tempo è un pericolo per l’associazione. Per questo motivo va sempre favorito il rinnovo dei suoi componenti.
Un consiglio ideale dovrebbe essere composto in maniera equilibrata, il che significa avere componenti con diversi skills, interessi e attitudini. Per raggiungere questo obiettivo, può essere utile nominare un gruppo ristretto di consiglieri che si occupi di reclutare possibili nuovi componenti del consiglio direttivo da far candidare alle successive elezioni. Questo processo deve naturalmente tener conto di tutte le procedure democratiche previste per il funzionamento delle associazioni.
Infine, non dimentichiamo mai la crescita personale: l’associazione deve offrire ai consiglieri opportunità per accrescere le loro competenze attraverso la partecipazione a corsi di formazione, seminari, tavole rotonde o webinar.